В рамках договорных отношений контрагенты самостоятельно определяют порядок взаимодействия друг с другом. На практике можно выделить четыре основных вида взаимодействия:
- Полностью бумажный документооборот (постепенно становится менее актуальным).
- Сочетание бумажного и цифрового документооборота (наиболее распространённый вариант, который подразумевает составление договоров и других правовых документов на бумаге, а решение оперативных задач — посредством обмена электронными письмами или сообщениями в мессенджерах).
- Сочетание бумажного документооборота и электронного документооборота (составление документа на бумаге с последующим переводом в электронный вид или создание электронного документа с его распечаткой на материальный носитель).
- Полностью безбумажный документооборот (обмен исключительно электронными документами, подписанными электронной подписью; яркий пример использования — участие в госзакупках и заключение государственных или муниципальных контрактов на электронных площадках).
Внедрение электронного документооборота с контрагентами требует минимального пересмотра устоявшихся схем работы. Для хранения таких документов используется электронный архив, к которому можно обратиться в любой момент, в том числе при необходимости распечатать нужный документ. Чаще всего услуга оператора ЭДО включает и хранение документов в облаке.
В последнее время использование электронного документооборота во взаимоотношениях с контрагентами, судами и государственными органами становится всё более популярным, поскольку это удобный, быстрый и надёжный способ взаимодействия.
Для того чтобы использовать электронный документооборот, необходимо выполнить несколько шагов:
- Получить квалифицированную электронную подпись.
- Установить и настроить программно-техническое обеспечение ЭДО, а также получить услуги оператора ЭДО и необходимые сервисы.
- Согласовать порядок и условия ЭДО с контрагентами.
Сейчас мы наблюдаем активную цифровизацию всех сфер деятельности человека, и применение новых, оперативных и технологичных способов взаимодействия с контрагентами в бизнесе становится необходимостью для того, чтобы оставаться конкурентоспособным.
